Behandling af personoplysninger om kunder i REFAs datterselskaber

BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER OM KUNDER I REFAS DATTERSELSKABER

1. INTRODUKTION

1.1 Denne informationsskrivelse har til formål at oplyse dig om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, som vi har modtaget som led i vores levering af fjernvarme.

1.2 Vi vil alene behandle dine personoplysninger i overensstemmelse med denne informationsskrivelse samt lovgivning, vi er underlagt, herunder Europa-Parlamentets og Rådets forordning 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (‘Databeskyttelsesforordningen’) samt lov nr. 502 af 18. maj 2018 om supplerende bestemmelser til Databeskyttelsesforordningen (‘Databeskyttelsesloven’) samt sådan anden lovgivning, der supplerer disse regler.

2. DEN DATAANSVARLIGE

2.1 Er du kunde hos REFA Gedser Fjernvarme A/S, er REFA Gedser Fjernvarme A/S dataansvarlig i relation til dine personoplysninger. Henvendelse til REFA Gedser Fjernvarme A/S skal ske via kontaktoplysninger angivet under pkt. 10.

2.2 Er du kunde hos REFA Horbelev Fjernvarme A/S, er REFA Horbelev Fjernvarme A/S dataansvarlig i
relation til dine personoplysninger. Henvendelse til REFA Horbelev Fjernvarme A/S skal ske via
kontaktoplysninger angivet under pkt. 10.

2.3 Er du kunde hos REFA Stubbekøbing Fjernvarme A/S, er REFA Stubbekøbing Fjernvarme A/S dataansvarlig i relation til dine personoplysninger. Henvendelse til REFA Stubbekøbing Fjernvarme A/S
skal ske via kontaktoplysninger angivet under pkt. 10.

2.4 Er du kunde hos REFA Biomasseindkøb ApS, er REFA Biomasseindkøb ApS dataansvarlig i relation
til dine personoplysninger. Henvendelse til REFA Biomasseindkøb ApS skal ske via kontaktoplysninger angivet under pkt. 10.

3. HVILKE PERSONOPLYSNINGER INDSAMLER VI, TIL HVILKE FORMÅL OG RETSGRUNDLAGET FOR BEHANDLINGEN

3.1 I forbindelse med leveringen af fjernvarme registrerer vi dit navn, adresse, kontaktoplysninger, fjernvarmemålerdata inklusiv dit forbrug, forbrugernummer og dine betalinger. Hvis du udfylder vores flytteformular via hjemmesiden, registrerer vi også din bankkonto for at refundere eventuelle beløb, du har betalt for en periode efter du er flyttet fra en registreret adresse. Hvis du tilmelder dig til e-Boks via hjemmeside, registrerer vi også dit cpr-nummer eller virksomhedens cvr nummer, som er adgangsidentifikation til e-Boks.

3.1.1 Formålet er at opfylde vores kontrakt med dig samt at forfølge vores legitime interesse i at drive vores forretning, herunder at informere dig om akutte forsyningsproblemer og driftsforstyrrelser (Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og f). Dit cpr-nr. behandles, fordi behandlingen heraf følger af lovgivningen (Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2).

3.2 Når du kommunikerer med os, registrerer vi dit navn, telefonnummer, e-mail, hvad din henvendelse vedrører, eventuel adfærd og din arbejdsplads og stilling, hvis du repræsenterer din arbejdsgiver. Hvis du tilmelder dig til SMS service, registrerer vi også dit telefonnummer eller e-mailadresse for at kunne sende dig beskeder vedrørende forsyningsforhold.

3.2.1 Formålet er, at opfylde vores kontrakt med dig, samt at forfølge vores legitime interesse i at drive vores forretning, herunder kundeservice (Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og f).

3.3 Videoovervågning og fotooptagelser: Vi kan også behandle dine oplysninger med henblik på driftsstyring samt for at forhindre uautoriseret adgang til vores lokationer, for at øge sikkerheden for vores personale, herunder ved hjælp af videoovervågning af vores genbrugsstationer. Vi vil altid skilte med, at vi foretager videoovervågning.

3.3.1 Behandlingen er nødvendig for at forfølge vores legitime interesser i driftsstyring samt at sikre vores personales sikkerhed (Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f og Databeskyttelseslovens § 12, stk. 2).

3.4 I det omfang vi henviser til vores legitime interesse som retsgrundlag for behandling af personoplysninger, der er angivet ovenfor, har vi gennemført en afvejningstest for disse interesser for at sikre, at vores interesser ikke tilsidesættes af dine interesser eller grundlæggende rettigheder og friheder. Kontakt os venligst ved at bruge den e-mail, der er angivet i afsnit 10 nedenfor, hvis du ønsker at modtage flere oplysninger om afvejningstesten.

4. HVOR STAMMER DINE OPLYSNINGER FRA

4.1 Vi vil i de fleste tilfælde indsamle oplysningerne direkte fra dig. Vi vil dog også indsamle
oplysninger om dig fra andre kilder, herunder fra KMD samt andre leverandører og
samarbejdspartnere og eventuelt din arbejdsgiver og kollegaer.

5. MODTAGERE AF PERSONOPLYSNINGER

5.1 Dine personoplysninger kan overlades til vores databehandlere, inklusiv vores cloudleverandører, koncernselskaber og andre, der behandler oplysninger på vores vegne. Vi har indgået en databehandleraftale med alle vores databehandlere, der lever op til kravene i Databeskyttelsesforordningens art. 28 og som pålægger disse databehandlere at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandling opfylder kravene i forordningen og sikrer beskyttelse af dine rettigheder.

5.2 Dine personoplysninger kan endvidere videregives til vores softwareleverandører, i det omfang dine oplysninger registreres i vores it-systemer, samt advokater, forsikringsselskaber, revisorer og samarbejdspartnere, og andre offentlige myndigheder, herunder SKAT, i det omfang det er nødvendigt ,eller hvis vi er forpligtet til at videregive oplysningerne.

6. TREDJELANDSOVERFØRSLER

6.1 REFA benytter i nogle tilfælde databehandlere, der er etableret udenfor EØS. De fornødne
garantier for overførsel til det pågældende 3. land er sikret ved brug af EU-Kommissionens
standardkontraktbestemmelser for overførsel til 3. lande, jævnfør Databeskyttelsesforordningens
art. 46. Du er velkommen til at kontakte gdpr@refa.dk for yderligere information, herunder, hvis du
vil have en kopi af overførselsgrundlaget.

7. DINE RETTIGHEDER

7.1 Med henblik på at skabe åbenhed omkring behandlingen af dine oplysninger skal vi som dataansvarlig oplyse dig om dine rettigheder.

7.2 Indsigtsretten

7.2.1 Du er til enhver tid berettiget til at anmode os om oplysning om blandt andet, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger, der evt. måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer.

7.2.2 Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Hvis du ønsker en kopi af dine personoplysninger, skal du sende en skriftlig anmodning til gdpr@refa.dk. Du kan blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.

7.3 Retten til berigtigelse

7.3.1 Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til os, så oplysningerne kan blive korrigeret.

7.4 Retten til sletning

7.4.1 I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, f.eks. hvis du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, f.eks. for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger.

7.5 Retten til at begrænse behandlingen til opbevaring

7.5.1 Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, fx hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte.

7.6 Retten til indsigelse

7.6.1 Du har til enhver tid ret til af grunde, der vedrører din personlige situation, at gøre indsigelse mod den behandling af dine personoplysninger, som vi foretager på grundlag af en opgave, vi har fået pålagt, som henhører under offentlig myndighedsudøvelse.

7.7 Retten til at klage

7.7.1 Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby over vores behandling af dine personoplysninger. Klage kan blandt andet indgives på mail dt@datatilsynet.dk eller telefon +45 33 19 32 00.

8. SLETNING AF DATA

8.1.1 Dine personoplysninger slettes, når der ikke længere er et sagligt formål med deres forsatte opbevaring.

8.1.2 Hvis du er privat kunde, slettes dine oplysninger senest 5 år efter, at du er flyttet. Oplysninger, som vi er forpligtet til at opbevare i 5 år i henhold til bogføringsloven slettes dog tidligst 5 år efter udgangen af det regnskabsår, som oplysningerne relaterer sig til, eller såfremt det kræves efter arkivlovens regler.

8.1.3 Alle videooptagelser og fotos slettes efter 30 dage.

8.1.4 Hvis du repræsenterer din arbejdsgiver, sletter vi dine oplysninger, når samarbejdet med din arbejdsgiver ophører, dog senest når vi har fået oplyst, at du ikke længere arbejder for kunden.

8.1.5 Vi forbeholder os retten til at opbevare dine personoplysninger i en længere periode end angivet ovenfor, hvis det anslås at være nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

9. SIKKERHED

9.1 Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.

9.2 Kun medarbejdere, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, har adgang til disse.

10. KONTAKTOPLYSNINGER

10.1 Er du kunde hos REFA Gedser Fjernvarme A/S, er REFA Gedser Fjernvarme A/S dataansvarlig for
de persondata, som indsamles om dig.

Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne informationsskrivelse, eller ønsker at gøre brug
af en eller flere af dine rettigheder i pkt. 7, kan du kontakte:

REFA Gedser Fjernvarme A/S
Energivej 4
4800 Nykøbing F.

gdpr@refa.dk
Tlf.: 54841400

10.2 Er du kunde hos REFA Horbelev Fjernvarme A/S, er REFA Horbelev Fjernvarme A/S dataansvarlig
for de persondata, som indsamles om dig.

Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne informationsskrivelse, eller ønsker at gøre brug
af en eller flere af dine rettigheder i pkt. 7, kan du kontakte:

REFA Horbelev Fjernvarme A/S
Energivej 4
4800 Nykøbing F.

gdpr@refa.dk
Tlf.: 54841400

10.3 Er du kunde hos REFA Stubbekøbing Fjernvarme A/S, er REFA Stubbekøbing Fjernvarme A/S dataansvarlig for de persondata, som indsamles om dig.

Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne informationsskrivelse, eller ønsker at gøre brug
af en eller flere af dine rettigheder i pkt. 7, kan du kontakte:

REFA Stubbekøbing Fjernvarme A/S
Energivej 4
4800 Nykøbing F.

gdpr@refa.dk
Tlf.: 54841400

10.4 Er du kunde hos REFA Biomasseindkøb ApS, er REFA Biomasseindkøb ApS dataansvarlig for de
persondata, som indsamles om dig.

Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne informationsskrivelse, eller ønsker at gøre brug
af en eller flere af dine rettigheder i pkt. 7, kan du kontakte:

REFA Biomasseindkøb ApS
Energivej 4
4800 Nykøbing F.

gdpr@refa.dk
Tlf.: 54841400

11. ÆNDRINGER TIL DENNE INFORMATIONSSKRIVELSE

11.1 Den seneste version vil altid være tilgængelig på hjemmesiden.