Behandling af personoplysninger om samarbejdspartnere og leverandører i REFA

BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER OM SAMARBEJDSPARTNERE OG LEVERANDØRER I I/S REFA

1. INTRODUKTION
   1.1 Denne informationsskrivelse har til formål at oplyse dig om, hvordan I/S REFA behandler dine personoplysninger, som vi har modtaget i forbindelse med løbende kommunikation, kontraktindgåelse, aftaler om at besøge REFA og andre handlinger som led i samarbejdet med leverandører og andre samarbejdspartnere.
   
   1.2 Vi vil alene behandle dine personoplysninger i overensstemmelse med denne informationsskrivelse samt lovgivning, vi er underlagt, herunder Europa-Parlamentets og Rådets forordning 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger) (‘Databeskyttelsesforordningen’) samt lov nr. 502 af 18. maj 2018 om supplerende bestemmelser til Databeskyttelsesforordningen (‘Databeskyttelsesloven’) samt sådan anden lovgivning, der supplerer disse regler.
   
   1.3 I/S REFA er dataansvarlig i relation til dine personoplysninger. Henvendelse til REFA skal ske via kontaktoplysninger angivet under pkt. 9.
   
   
2. HVILKE PERSONOPLYSNINGER INDSAMLER VI, TIL HVILKE FORMÅL OG RETSGRUNDLAGET FOR BEHANDLINGEN
   2.1 Når du kommunikerer med os, registrerer vi dit navn, telefonnummer, email, arbejdsplads og stilling.
   
   2.1.1 Formålet er at varetage vores interesse i at udføre en opgave som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som REFA har fået pålagt (Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e).
   
   2.2 Når vi indgår kontrakter eller aftaler om besøg på REFA, og du som repræsentant underskriver en kontrakt eller videregiver personoplysninger, for at vi kan organisere besøget på REFA, vil vi behandle dit og dine eventuelle kollegers navn, din arbejdsplads, dit telefonnummer, din stilling og din emailadresse.
   
   2.2.1 Formålet er at indgå aftale om besøg på REFA eller indgå kontrakter med vores samarbejdspartnere og leverandører med henblik på at udføre en opgave, som henhører under offentlig myndighedsudøvelse (Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e.)
   
   2.3 Videoovervågning: Vi kan også behandle dine oplysninger med henblik på driftsstyring, for at forhindre uautoriseret adgang til vores lokationer og for at øge sikkerheden for vores personale, herunder ved hjælp af videoovervågning af vores genbrugsstationer. Vi vil altid skilte med, at vi foretager videoovervågning.
   
   2.3.1 Behandlingen er nødvendig af hensyn til vores legitime interesser i at sikre vores personales sikkerhed (Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e og Databeskyttelseslovens § 12, stk. 2).
   
   
3. HVOR STAMMER DINE OPLYSNINGER FRA
   3.1 Vi vil i de fleste tilfælde indsamle oplysningerne direkte fra dig. Vi kan dog også indsamle oplysninger om dig fra andre kilder, herunder din arbejdsgiver og dine kollegaer.
   
   
4. MODTAGERE AF PERSONOPLYSNINGER
   4.1 Dine personoplysninger kan overlades til vores databehandlere, inklusiv vores cloudleverandører og andre, der behandler oplysninger på vores vegne. Vi har indgået en databehandleraftale med alle vores databehandlere, der lever op til kravene i Databeskyttelsesforordningens art. 28 og som pålægger disse databehandlere at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandling opfylder kravene i forordningen og sikrer beskyttelse af dine rettigheder.
   
   4.2 Dine personoplysninger kan endvidere videregives til andre eksterne samarbejdspartnere eller leverandører, i det omfang det er nødvendigt.
   
   
5. TREDJELANDSOVERFØRSLER
   5.1 REFA benytter i nogle tilfælde databehandlere, der er etableret udenfor EØS. De fornødne garantier for overførsel til det pågældende 3. land er sikret ved brug af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser for overførsel til 3. lande, jævnfør Databeskyttelsesforordningens art. 46. Du er velkommen til at kontakte gdpr@refa.dk for yderligere information, herunder, hvis du vil have en kopi af overførselsgrundlaget.
   
   
6. DINE RETTIGHEDER
   6.1 Med henblik på at skabe åbenhed omkring behandlingen af dine oplysninger skal vi som dataansvarlig oplyse dig om dine rettigheder.
   
   6.2 Indsigtsretten
   6.2.1 Du er til enhver tid berettiget til at anmode os om oplysning om blandt andet, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger, der evt. måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer.
   
   6.2.2 Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Hvis du ønsker en kopi af dine personoplysninger, skal du sende en skriftlig anmodning til gdpr@refa.dk. Du kan blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.
   
   6.3 Retten til berigtigelse
   6.3.1 Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til os, så oplysningerne kan blive korrigeret.
   
   6.4 Retten til sletning
   6.4.1 I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, f.eks. hvis du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, f.eks. for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger.
   
   6.5 Retten til at begrænse behandlingen til opbevaring
   6.5.1 Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, fx hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte.
   
   6.6 Retten til indsigelse
   6.6.1 Du har til enhver tid ret til af grunde, der vedrører din personlige situation, at gøre indsigelse mod den behandling af dine personoplysninger, som vi foretager på grundlag af en opgave, vi har fået pålagt, som henhører under offentlig myndighedsudøvelse.
   
   6.7 Retten til at klage
   6.7.1 Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby over REFAs behandling af dine personoplysninger. Klage kan blandt andet indgives på mail dt@datatilsynet.dk eller telefon +45 33 19 32 00.
   
   
7. SLETNING AF DATA
   7.1.1 Dine personoplysninger slettes, når der ikke længere er et sagligt formål med deres forsatte opbevaring.
   
   7.1.2 Dine oplysninger slettes senest 5 år efter udgangen af det år hvor samarbejdet med din arbejdsgiver er ophørt, dog senest når vi har fået oplyst, at du ikke længere arbejder for samarbejdspartneren/leverandøren, eller såfremt det kræves efter arkivlovens regler.
   
   7.1.3 De oplysninger, som du har videregivet til REFA i forbindelse med et besøg på REFA, slettes dog senest 6 måneder efter udgangen af det år, hvor besøget har fundet sted.
   
   
8. SIKKERHED
   8.1 Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.
   
   8.2 Kun medarbejdere, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, har adgang til disse.
   
   
9. KONTAKTOPLYSNINGER
   9.1 I/S REFA er dataansvarlig for de persondata, som indsamles om dig.
   
   9.2 Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne informationsskrivelse, eller ønsker at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder i pkt. 5.1, kan du kontakte:
   
   I/S REFA
   Energivej 4
   4800 Nykøbing F.
   gdpr@refa.dk
   Tlf.: 54841400
   
   
10. VORES DATABESKYTTELSESRÅDGIVER
    10.1 Som et kommunalt fællesskab er vi forpligtet til at udpege en databeskyttelsesrådgiver.
    
    10.2 Hvis du spørgsmål eller bemærkninger til denne informationsskrivelse, eller ønsker at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder i pkt. 5.1, er du altid velkommen til at kontakte:
    Email: dpo@refa.dk
    
    
11. ÆNDRINGER TIL DENNE INFORMATIONSSKRIVELSE
    11.1 Den seneste version vil altid være tilgængelig på hjemmesiden.