Behandling af personoplysninger for jobansøgere i I/S REFA

BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER OM JOBANSØGERE I I/S REFA

1. INTRODUKTION
   1.1 Denne informationsskrivelse har til formål at oplyse dig om, hvordan I/S REFA behandler dine personoplysninger, som du har givet til os, eller som vi indsamler fra dine referencer, i forbindelse med en rekrutteringsproces.
   
   1.2 Vi vil alene behandle dine personoplysninger i overensstemmelse med denne informationsskrivelse samt lovgivning, vi er underlagt, herunder Europa-Parlamentets og Rådets forordning 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger) (‘Databeskyttelsesforordningen’) samt lov nr. 502 af 18. maj 2018 om supplerende bestemmelser til Databeskyttelsesforordningen (‘Databeskyttelsesloven’) samt sådan anden lovgivning, der supplerer disse regler.
   
   1.3 Når du søger job hos I/S REFA eller uopfordret hos REFA generelt er I/S REFA dataansvarlig i relation til dine personoplysninger. Henvendelse til I/S REFA skal ske via kontaktoplysninger angivet under pkt. 9.
   
   
2. HVILKE PERSONOPLYSNINGER INDSAMLER VI, TIL HVILKE FORMÅL OG RETSGRUNDLAGET FOR BEHANDLINGEN
   2.1 Når du sender din ansøgning, CV, portrætfoto, eksamensbeviser og eventuelt testresultater, behandler vi dine oplysninger med henblik på at vurdere din egnethed til stillingen, herunder om vi vil tilbyde dig en samtale og i givet fald den ledige stilling.
   
   2.1.1 Formålet med behandlingen er at gennemføre foranstaltninger efter anmodning fra dig forud for indgåelse af en eventuel ansættelseskontrakt (Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b).
   
   2.2 Når du angiver referencer i din ansøgning, kan vi indsamle oplysninger om dig fra disse referencer, herunder blandt andet oplysninger om din arbejdserfaring og kompetencer.
   
   2.2.1 Formålet med behandlingen er at gennemføre foranstaltninger efter anmodning fra dig forud for indgåelse af en eventuel ansættelseskontrakt samt for at forfølge vores legitime interesse i at evaluere jobansøgere til en stilling (Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og Databeskyttelseslovens §12, stk. 2).
   
   2.3 I det omfang vi henviser til vores legitime interesse som retsgrundlag for behandling af personoplysninger, der er angivet ovenfor, har vi gennemført en afvejningstest for disse interesser for at sikre, at vores interesser ikke tilsidesættes af dine interesser eller grundlæggende rettigheder og friheder. Kontakt os venligst ved at bruge den e-mail, der er angivet i afsnit 9 nedenfor, hvis du ønsker at modtage flere oplysninger om afvejningstesten.
   
   
3. HVOR STAMMER DINE OPLYSNINGER FRA
   3.1 Vi vil i de fleste tilfælde indsamle oplysningerne direkte fra dig. Vi kan dog også indsamle oplysninger om dig fra andre kilder, herunder rekrutteringsbureauer, dine referencer og andre offentligt tilgængelige kilder.
   
   
4. MODTAGERE AF PERSONOPLYSNINGER
   4.1 Dine personoplysninger kan overlades til vores databehandlere, herunder vores cloud- og hosting-leverandører i det omfang vi registrerer dine oplysninger i vores it-systemer. Vi har indgået en databehandleraftale med alle vores databehandlere, der lever op til kravene i Databeskyttelsesforordningens art. 28 og som pålægger disse databehandlere at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandling opfylder kravene i forordningen og sikrer beskyttelse af dine rettigheder.
   
   4.2 Dine personoplysninger kan endvidere videregives til myndigheder, i det omfang det følger af en retlig forpligtelse eller er nødvendigt for at udføre den opgave, REFA har fået pålagt.
   
   
5. TREDJELANDSOVERFØRSLER
   5.1 Vi overfører ikke dine personoplysninger uden for EU eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde.
   
   
6. DINE RETTIGHEDER
   6.1 Med henblik på at skabe åbenhed omkring behandlingen af dine oplysninger skal vi som dataansvarlig oplyse dig om dine rettigheder.
   
   6.2 Indsigtsretten
   
   6.2.1 Du er til enhver tid berettiget til at anmode os om at modtage oplysninger om blandt andet, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger der evt. måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer.
   
   6.2.2 Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Hvis du ønsker en kopi af dine personoplysninger, skal du sende en skriftlig anmodning til gdpr@refa.dk. Du kan blive bedt om at dokumentere, at du er den du giver dig ud for at være.
   
   6.3 Retten til berigtigelse
   
   6.3.1 Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver
   opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til os, så oplysningerne kan blive korrigeret.
   
   6.4 Retten til sletning
   
   6.4.1 I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, f.eks. hvis du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, f.eks. for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger.
   
   6.5 Retten til at begrænse behandlingen til opbevaring
   
   6.5.1 Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, fx hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte.
   
   6.6 Retten til dataportabilitet
   
   6.6.1 Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger, som du selv har givet os, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbar format og har ret til at overføre disse oplysninger til en anden dataansvarlig.
   
   6.7 Retten til at tilbagekalde samtykke
   
   6.7.1 Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde et samtykke, du har givet os til en given behandling af personoplysninger. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke, bedes du kontakte os på gdrp@refa.dk.
   
   6.8 Retten til at klage
   
   6.8.1 Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby over REFAs behandling af dine personoplysninger. En klage kan blandt andet indgives på mail dt@datatilsynet.dk eller telefon +45 33 19 32 00.
   
   
7. SLETNING AF DATA
   7.1 Dine personoplysninger slettes, når der ikke længere er et sagligt formål med deres forsatte opbevaring.
   
   7.2 Modtagne ansøgninger fra ansøgere, der ikke har fået jobbet, slettes senest 6 måneder efter ansøgningsrunden er afsluttet, medmindre du har givet samtykke til en længere opbevaringsperiode.
   
   7.3 Uopfordrede ansøgninger slettes senest 6 måneder efter modtagelsen, medmindre du har givet samtykke til en længere opbevaringsperiode.
   
   7.4 Modtagne ansøgninger fra ansøgere, der har fået jobbet, opbevares under hele ansættelsesforholdets varighed og slettes senest 5 år efter udgangen af det år ansættelsesforholdet ophører, eller såfremt det kræves efter arkivlovens regler.
   
   7.4.1 Vi forbeholder os retten til at opbevare dine personoplysninger i en længere periode end angivet ovenfor, hvis det anslås at være nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.
   
   
8. SIKKERHED
   8.1 Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.
   
   8.2 Kun medarbejdere, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, har adgang til disse.
   
   
9. KONTAKTOPLYSNINGER
   9.1 I/S REFA er dataansvarlig for de persondata, som indsamles om dig.
   
   9.2 Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne informationsskrivelse, eller ønsker at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder i pkt. 6, kan du kontakte:
   
   I/S REFA
   Energivej 4
   4800 Nykøbing F.
   Mail: gdpr@refa.dk
   Tlf.: 54 84 14 00
   
   
10. VORES DATABESKYTTELSESRÅDGIVER
    10.1 I/S REFA er som et kommunalt fællesskab forpligtet til at udpege en databeskyttelsesrådgiver.
    
    10.2 Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne informationsskrivelse, eller ønsker at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder i pkt. 6, er du altid velkommen til at kontakte: dpo@refa.dk
    
    
11. ÆNDRINGER TIL DENNE INFORMATIONSSKRIVELSE
    11.1 Den seneste version vil altid være tilgængelig på hjemmesiden.