Indkøbspolitik

REFA varetager drift og administration af varmeværker, miljøcentre, genbrugspladser og renovationsordninger på Lolland-Falster. REFA har til opgave at løse disse opgaver på bedst mulig vis, og er således også forpligtet til at købe ind på en fornuftig og juridisk korrekt måde.

Indkøbspolitikken dækker indkøb i alle REFAs afdelinger og 100 % ejede datterselskaber.

Indkøbspolitikken opstiller de principielle retningslinjer for, hvordan indkøb skal gennemføres i REFA og indenfor hvilke overordnede rammer, de skal udføres. Indkøbspolitikken skal således sikre, at REFA køber ind på vilkår, hvor kvalitet, leverancesikkerhed, funktionalitet, pris og andre saglige hensyn er parametre, som indgår overalt hvor REFA foretager indkøb.

Kontraktværdi på mere end kr. 1.601.944

Alle beløb uden moms.
Er kontraktens værdi på mere end kr. 1.601.944 kr. skal indkøbet sendes i EU-udbud. Indkøb under Forsyningsvirksomhedsdirektivet har dog en tærskelværdi på kr. 3.211.338 og bygge- og anlægsarbejder på kr. 40.100.744,- (2022 værdier).

Kontraktværdi på mere end kr. 500.000:

Såfremt kontraktens værdi overstiger kr. 500.000,- er REFA forpligtet til at sikre, at indkøbet foretages på “markedsmæssige vilkår”. Det kan ske uformelt ved at undersøge markedet og få et tilbud. Det kan også ske ved at indhente to til tre tilbud. Endelig er der mulighed for annoncering på REFAs hjemmeside eller ved annoncering på udbud.dk. REFA skal kunne dokumentere, at købet er sket på markedsmæssige vilkår.

Hvis kontrakten har klar grænseoverskridende interesse skal indkøbet annonceres på Udbud.dk, og REFA er samtidig forpligtet til at tilrettelægge udbudsprocessen således, at alle interesserede tilbudsgivere er i stand til at afgive bud, og at de generelle principper om gennemsigtighed og ligebehandling iagttages.

Kontraktværdi under kr. 500.000:

Er kontraktens værdi under kr. 500.000, er REFA alene forpligtet til at overholde de forvaltningsretlige principper, herunder bl.a. krav til saglighed, ligebehandling, proportionalitet og økonomisk forsvarlighed. Dette indebærer bl.a., at REFA ikke må lade valg af kontraktpart være båret af usaglige og uvedkommende hensyn.

Fællesudbud

I/S REFA kan foretage udbudspligtige indkøb via Statens og Kommunernes Indkøbscentral (SKI), som indgår tværkommunale rammeaftaler med flere leverandører på en række indkøbsområder, når dette skønnes fordelagtigt af økonomiske og/eller ressourcemæssige hensyn

Indgåede indkøbsaftaler gøres tilgængelige på FICS.

Der indhentes minimum to tilbud

Der skal i videst muligt omfang indhentes minimum to tilbud, når der handles udenfor gældende indkøbs- eller rammeaftaler. Undtagelser herfra begrundes i de enkelte tilfælde.

Den til formålet optimale indkøbsaftale skal sagligt begrundes i ex. pris, kvalitet, leverancesikkerhed, miljø og tidsmæssige hensyn, CSR klausuler og produktoptimering.

Indkøbs- og budgetansvar følges ad

Det overordnede ansvar for indkøbspolitikken er placeret i administrationen, men budgetansvarlige funktionschefer og sektionsledere har ansvaret for, at indkøbspolitikken efterleves og at aftaler indgået på grundlag af indkøbspolitikken følges.

Indkøbsansvar følger budgetansvar med hensyn til pligter, beføjelser og rettigheder. Medarbejdere, som køber ind er ansvarlige for, at indkøbene foretages i overensstemmelse med indkøbspolitik og evt. øvrige retningslinier for det specifikke indkøb. Budgetansvarlig kan godkende alene for eget ansvarsområde, på nær ved indkøb til egen person. Alle øvrige indkøb forudsætter hierakisk godkendelse af to personer.

REFA vurderer løbende om en udbudt opgave skal genudbydes eller hjemtages, således at opgaven bliver løst bedst og billigst.